Tahapan Manajemen Komunikasi Proyek

 Assalaamu'alaikum Warahmatullahi Wabarakatuh

Hii guys!! Kalau di minggu sebelumnya kita membahas manajemen sumber daya manusia, kali ini kita akan bahas tentang Manajemen Komunikasi Proyek, yaitu Tahapan dalam Manajemen Komunikasi Proyek

Baca selengkapnya ya!

Tahapan Manajemen Komunikasi Proyek

 

        Manajemen komunikasi proyek adalah kompetensi yang harus dimiliki manajer proyek dengan tujuan utama adalah agar adanya jaminan bahwa semua informasi mengenai proyek akan sampai tepat pada waktunya, dibuat dengan tepat, dikumpulkan, dibagikan, disimpan, dan diatur dengan tepat pula. Hal ini menciptakan hubungan yang penting antara orang-orang, ide, dan informasi yang diperlukan supaya proyek berakhir dengan sukses.

        Manajemen komunikasi proyek memiliki Tahapan Manajemen Proyek yang terdiri dari perencanaan komunikasi (communication planning), distribusi informasi, palaporan kinerja, dan mengelola stakeholders. 

1. Perencanaan Komunikasi (Communication Planning)

        Mendefinisikan kebutuhan komunikasi dan informasi diantara stakeholder sebuah proyek. Proses ini biasanya terjadi sebagai bagian dari Grup Proses Perencanaan. Perencanaan komunikasi merupakan proses yang sangat penting dalam proyek, mengingat seringnya kegagalan proyek terkait dengan kegagalan komunikasi. Perencanaan komunikasi yang terdapat pada proyek dibagi menjadi dua, yaitu secara internal dan secara eksternal.

        Komunikasi internal dilakukan kepada anggota yang terdapat dalam organisasi proyek. Bentuk komunikasi internal terdiri dari tiga, bentuk komunikasi internal yang pertama adalah formal atau tidak formalnya komunikasi, yang kedua adalah tertulis atau tidak tertulisnya komunikasi, dan bentuk komunikasi internal yang ketiga yaitu komunikasi dilakukan secara vertikal atau horizontal. 

        Komunikasi ekternal dilakukan kepada stakeholder pada proyek ini antara lain komunikasi kepada owner, subkontraktor, supplier, serta pihak terkait lainnya seperti karyawan ataupun pemakai proyek. Bentuk komunikasi eksternal yang digunakan antara lain adalah rapat, laporan, memo, dan lain-lain. 

2. Distribusi Informasi

        Setelah melakukan perencanaan komunikasi, hasil yang diperoleh adalah rencana manajemen komunikasi. Tahap selanjutnya adalah pendistribusian informasi. Dalam melakukan pendistribusian informasi dibutuhkan input berupa perencanaan manajemen komunikasi dengan menggunakan alat dan teknik berupa kemampuan komunikasi, proses pembelajaran, serta sistem informasi. Hasil atau output dari proses distribusi informasi ini adalah proses atau alur komunikasi dari organisasi proyek dan perubahan permintaan. Bentuk distribusi informasi pada proyek ada beberapa macam, yaitu rapat (meetings), distribusi dokumen berupa hardcopy, distribusi data melalui media elektronik (E-mail, mesin fax, dll). 

    Isu penting dalam distribusi informasi 

• Penggunaan teknologi
• Cara formal atau informal
• Penanganan informasi yang sangat penting agar dapat didistribusikan dengan efektif dan tepat waktu
• Memilih media yang cocok untuk berkomunikasi
• Pemahaman akan teknik komunikasi individual atau berkelompok
• Teknik menyampaikan berita "buruk"  

3. Pelaporan Kerja

        Proses mengumpulkan dan menyebarkan informasi kinerja proyek, termasuk didalamnya status reports (pelaporan status), progress measurements (pengukuran kemajuan), dan peramalan.

•  Status Reports, yang berisi tentang sejauh mana proyek sudah berjalan dalam kerangka ruang lingkup, waktu, dan biaya. 
• Progress Measurements, menggambarkan sejauh mana tim proyek sudah menyelesaikan pekerjaannya. Biasanya berupa laporan rutin.
• Peramalan, berisi gambaran kecenderungan proyek akan berhasil atau tidak berdasarkan apa yang sudah dikerjakan sampai titik tertentu ketika proses sudah berjalan. Proses ini terjadi dalam monitoring dan pengendalian proses grup. Inti dari pelaporan kinerja yaitu mengumpulkan dan menyebarkan informasi kinerja. 

4. Mengelola Stakeholder

        Mengelola Stakeholder adalah proses mengelola komunikasi untuk memenuhi kebutuhan dan harapan stakeholder dan penyelesaian isu-isu yang terjadi. Mengelola stakeholder terjadi dalam monitoring dan pengendalian proses grup. Mengelola stakeholder berkaitan dengan memuaskan kebutuhan para stakeholder proyek dan menyelesaikan setiap isu yang diangkat oleh stakeholder proyek.

        Titik pentingnya adalah bahwa semua komunikasi harus efektif, akurat, dan perhatian dari persyaratan proyek. Proses proyek komunikasi menyediakan metodologi untuk berhasil menerapkan strategi komunikasi proyek Anda, selain meyakinkan stakeholder informasi dan terlibat dalam proyek. Dengan menggunakan proses komunikasi, kita dapat jelas mengidentifikasi proyek kita, indentifikasi stakeholder kebutuhan komunikasi kita, menjalankan jenis aktivitas komunikasi untuk mengirimkan pesan, dan pastikan orang yang tepat menerima informasi yang tepat pada waktu yang tepat.

Oke guys itu tadi pembahasan mengenai Tahapan Manajemen Komunikasi Proyek 

Terimakasih dan semoga bermanfaat yaa!

See u on my next blog guys!!

Wassalamu'alaikum Warahmatullahi Wabarakatuh