Mengenal Apa Itu Manajemen Pengadaan Proyek

 Assalamu'alaikum Warahmatullahi Wabarakatuh

Hii guys!!

Sesuai dengan judul diatas, kali ini saya akan share mengenai  Apa Itu Manajemen Pengadaan Proyek yang wajib banget buat kalian ketahui

Berikut penjelasan selengkapnya guys!

 Manajemen Pengadaan Proyek

    Sebelum membahas aktivitas dari Manajemen Pengadaan, kita harus mengetauhi terlebih dahulu apa sih manajemen pengadaaan?

Manajemen Pengadaan adalah suatu proses yang menjamin tersedianya barang maupun jasa dari luar yang dibutuhkan oleh proyek. Manajemen pengadaan diperlukan pada proses perencanaan, pelaksanaan, dan proses penyerahan proyek. Termasuk kedalamnya adalah pembelian dan outsourcing. 

    Suatu tim proyek melakukan outsource karena adanya motifasi sebagai berikut.

• Untuk mengurangi biaya tetap dan biaya rutin
• Agar organisasi fokus terhadap bisnis intinya
• Untuk mengakses keahlian dan teknologi 
• Untuk fleksibilitas 
• Untuk meningkatkan akuntabilitas

Berikut merupakan aktivitas dari manajemen pengadaan:

1. Perencanaan Pengadaan, yaitu menerapkan apa saja yang perlu disediakan, dan kapan harus dilakukan. Memilih pemasok dan menetapkan kontrak kesepakatan kerja. 
2. Perencanaan Permintaan (Solicitation Planning), yaitu mendokumentasi permintaan produk dan mengidentifikasi sumber-sumber potensial, mendokumentasikan pengadaan dalam bentuk Request for Proposal (RFP) dan mengembangkan kriteria evaluasi
3. Permintaan (Solititation), yaitu proses melakukan permintaan terhadap kebutuhan-kebutuhan yang diperlukan dalam pelaksanaan proyek
4. Seleksi Sumber, yaitu memilih suplier-suplier potensial, mengevaluasi prospek suplier dan negosiasi kontrak
5. Penyelesaian Kontrak, yaitu melakukan verifikasi produk dan audit kontrak.

Perencanaan Pengadaan 

• Identifikasi kebutuhan-kebutuhan proyek tentang produk/jasa yang akan dipenuhi dari luar organisasi
• Jika tidak ada kebutuhan produk/jasa dari luar berarti tidak ada proses manajemen pengadaan 

Selain perencanaannya, berikut merupakan rencana manajemen pengadaan 

• Menggambarkan bagaimana proses pengadaan akan dikelola, dari mengembangkan dokumentasi untuk pemesanan keluar atau mengadakan kontrak. 
• Berisi berbagai hal berdasarkan kebutuhan proyek 

Statement Of Work (SOW)

    SOW adalah deskripsi dari pekerjaan yang diinginkan untuk pengadaan. Sebuah SOW adalah salah satu tipe dari statemen ruang lingkup. Sebuah SOW yang baik akan memberikan pemanahan yang lebih baik bagi pembeli. Berikut merupakan bagian-bagian dari SOW :

• Scope of Work, yaitu menggambarkan pekerjaan menjadi lebih detail. Menjelaskan hardware dan software yang digunkan dan menjadikan pekerjaan lebih operasional 
• Location of Work, yaitu menggambarkan kemana pekerjaan harus dicapai. Menjelaskan lokasi hardware dan software, dan dimana orang-orang harus bekerja
• Period of Performance, yaitu menjelaskan kapan pekerjaan dimulai dan selesai, jam kerja, jumlah jam yang dapat digunakan per minggunya, kemana pekerjaan harus dicapai, dan dikaitkan dengan informasi jadwal 
• Deliverables Schedule, yaitu daftar hasil pekerjaan yang harus diserahkan, menggambarkannya lebih detail, dan kapan harus diserahkan 
• Applicable Standards, yaitu menjelaskan standar khusus pada beberapa perusahaan atau industri yang relevan untuk mencapai pekerjaan 
• Acceptance Criteria, yaitu menggambarkan bagaimana menetapkan kriteria pekerjaan yang dapat diterima
• Special Requirement, yaitu menjelaskan permintaan khusus seperti sertifikasi hardware atau software, syarat minimal lulusan atau pengalaman personel, permintaan pengangkutan dan sebagainya. 

Proses Manajemen Pengadaan 

    Manajemen pengadaan proyek mendapatkan barang atau jasa untuk sebuah proyek yang berasal dari luar organisasi yang menjalankan proyek tersebut. Proses-prosesnya adalah sebagai berikut :

1. Perencanaan pengadaan menentukan apa yang akan diadakan kapan dan bagaimana pengadaannya
2. Melakukan pengadaan mendapatkan respon penjual memilih penjual dan membuat kontrak 
3. Mengadministrasikan pengadaan mengelola relasi dengan penjual memonitor kontrak dan membuat perubahan sesuai keinginan
4. Mengakhiri pengadaan melengkapi dan menetapkan setiap kontrak

Dokumen Pengadaan 

• Request for Proposal, digunakan untuk memperoleh proposal dari penjual yang sesuai
• Request for Quotes, digunakan untuk memperoleh penawaran dari penjual yang sesuai    

Oke guys itu tadi penjelasan mengenai Manajemen Pengadaan Proyek 

Terimakasih dan semoga bermanfaat ya!

See u on my next blog guys!!

Wassalamu'alaikum Warahmatullahi Wabarakatuh